Bir organizasyonda yönetişim, verimlilik ve yasal uyumluluğun sağlanabilmesi için politika, süreç ve prosedür dokümanlarının iyi bir şekilde hazırlanması gereklidir. Söz konusu hazırlık süreci ise belirli adımları takip eden metodolojik bir çerçevede yürütülmelidir.
Şekil 1: Politika, Süreç veya Prosedür Hazırlama Süreci.
Kaynak: Yazar tarafından derlenmiştir.
1- İhtiyacın Tanımlanması
Problem veya gereklilik olarak da adlandırılabilecek bu aşamada politika, süreç veya prosedürün neden hazırlandığı belirlenmelidir. Bunlar mevzuat değişiklikleri, iç denetim sonuçları, performans çıktıları olabilir.
2- Sorumlu Kişi veya Birimlerin Belirlenmesi
Hazırlık sürecinin yönetilmesi, gözden geçirilmesi ve onaylanmasından sorumlu kişi veya birimler belirlenmelidir. Politika belgelerinde genellikle üst yönetim veya stratejik birimler sorumluluk üstlenirken, prosedürler için uygulayıcı birim yöneticileri; süreç belgelerinde ise süreç sahibi kişi ya da ekip görev alır.
3- Kapsam, Amaç ve Hedeflerin Netleştirilmesi
Dokümanın hangi faaliyetleri, iş birimlerini veya çalışan gruplarını kapsadığı açıkça belirtilmelidir. Ardından belgenin amacı ve ulaşılmak istenen hedefler net şekilde tanımlanmalıdır. Bu durum belge kapsamı dışında kalan konularda oluşabilecek belirsizlikleri önleyecektir.
4- İlke ve Uygulama Çerçevesinin Belirlenmesi
Belge metni, kurumun değerleri ve mevzuatla uyumlu olacak şekilde; etik, şeffaflık, güvenlik ve yasal uygunluk gibi temel ilkeler çerçevesinde oluşturulur. Eğer prosedür hazırlanıyorsa, önce iş sürecinin temel adımları belirlenerek uygulama çerçevesi netleştirilir. Politikalar için, kurumun vizyonu, misyonu ve stratejik hedefleriyle uyumlu yüksek seviye yönetişim ilkeleri tanımlanır. Süreç dokümanları içinse girdiler, çıktılar, süreç sahibi ve diğer süreçlerle olan ilişkiler tanımlanır.
5- Uygulama Adımlarının ve Süreç Akışının Tanımlanması
Uygulamanın nasıl gerçekleştirileceği ayrıntılı olarak açıklanmalıdır. Kim tarafından, neyin, ne zaman ve nasıl yapılacağı açıkça ifade edilmelidir. Gerek görüldüğünde iş akış şemaları, kontrol listeleri, formlar, ekran görüntüleri ve örnek kayıtlar gibi destekleyici belgeler eklenerek uygulayıcının hata yapma riski azaltılır.
6- Görüş Alma ve Taslağın Gözden Geçirilmesi
Hazırlanan taslak doküman, ilgili iç paydaşlara (hukuk, insan kaynakları, bilgi güvenliği, iç denetim gibi birimlere) gönderilerek geri bildirim alınır. Bu aşamada yapılan değerlendirmeler doğrultusunda içerikte iyileştirme ve düzenlemelere gidilir. Süreç, kurumsal kültürle ve diğer sistemlerle uyum açısından yeniden gözden geçirilir.
7- Onay ve Yayımlama
Gözden geçirilen nihai taslak, yetkili makamların (örneğin Genel Müdür, Yönetim Kurulu, Kalite Yönetim Temsilcisi vb.) onayına sunulur. Onaylanan politika, süreç veya prosedürler, çalışanların erişebileceği platformlarda yayımlanır. Bu platformlar arasında kurumsal intranet, prosedür el kitapları veya dijital belge yönetim sistemleri yer alabilir.
8- Eğitim ve Uygulama
Onaylanmış dokümanların uygulanabilmesi için ilgili personele eğitim verilir. Bu eğitimler sayesinde çalışanların hem yeni süreçlere uyumu kolaylaştırılır hem de dokümanların sahada etkin şekilde uygulanması sağlanır. Uygulama sürecinde rehberlik edecek destekleyici materyaller de (SSS, görsel rehber, kontrol listesi vb.) sağlanabilir.
9- İzleme, Değerlendirme ve Güncelleme
Yürürlüğe giren dokümanlar belirli aralıklarla veya ihtiyaç duyulduğunda gözden geçirilmelidir. Uygulamada karşılaşılan sorunlar, iş yapış şekillerindeki değişiklikler veya yeni düzenlemeler doğrultusunda gerekli güncellemeler yapılır. Yapılan her revizyon için versiyon numarası, değişiklik özeti ve tarih bilgisi kayıt altına alınarak güncel belge ilgili taraflarla paylaşılır.
Örnek Prosedür
Örnek Prosedür Word Şablonu;
Kaynaklar
Enaohwo, O. M. (2025, 4 Şubat). Policy vs process vs procedure: Key differences (+ examples). SweetProcess. https://www.sweetprocess.com/what-are-the-differences-between-a-policy-a-process-and-a-procedure-why-knowing-this-is-the-key-to-scaling-and-automating-your-business/
Bartın Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü. (2019, 18 Şubat). Doküman hazırlama ve kontrol prosedürü (Doküman No: PRD-0001) [Prosedür]. https://cdn.bartin.edu.tr/kalite/3356271dec9954604429c9223c8f9b02/prd0001-dokuman-hazirlama-ve-kontrol-proseduru.pdf