Kurumsal yönetim, bilgi güvenliği, iç kontrol ve mevzuata uyum gibi birçok alanda etkinlik sağlamak için kuruluşların sistematik bir yaklaşıma ihtiyaçları vardır. Bu yaklaşımın temelini oluşturan üç kavram ise Politika (Policy), Süreç (Process) ve Prosedür (Procedure) olmak üzere literatürde sıklıkla “3P” olarak anılmaktadır. Bu üç kavram, bir organizasyonun hem stratejik düzeyde neyi amaçladığını hem de operasyonel düzeyde bunu nasıl gerçekleştirdiğini tanımlar.
Politika
Politika, bir kuruluşun belirli bir konuya ilişkin amaçlarını, ilkelerini ve yönelimini ortaya koyan bir dizi kılavuz veya kuraldır. Stratejik düzeyde rehberlik sağlar ve kuruluşun değerleriyle uyumlu olarak “ne yapılması gerektiğini” tanımlar. Çoğu zaman belirtilen kurallar müzakereye kapalı ve yasal yükümlülükler de olabilmektedir.
Örneğin; bir bilgi güvenliği politikası, tüm çalışanların gizliliğe önem vermesi gerektiğini belirtir.
Süreç
Süreç, bir organizasyonun belirli bir hedefe ulaşmak için gerçekleştirdiği birbirine bağlı faaliyetler bütünüdür. Girdileri çıktıya dönüştüren, bölümler arası akışı tanımlayan yapıdır. Süreç, hem ne yapılacağını hem de bu eylemlerin kimler arasında nasıl bir akışla gerçekleşeceğini kapsar.
Örneğin; “personel işe alım süreci” insan kaynakları, ilgili yönetici ve bilgi işlem gibi farklı birimleri kapsayan bir iş akışıdır.
Prosedür
Prosedür, belirli bir sürecin veya politikanın nasıl gerçekleştirileceğini detaylı adımlar hâlinde anlatan bir talimat kümesidir. Kimin, ne zaman, hangi adımları atarak işi yürüteceğini gösterir ve operasyonel seviyede “nasıl yapılacağını” tanımlar.
Örneğin; “bilgisayar hesabı açma prosedürü” adım adım ilgili formların doldurulması ve sistem tanımlarının yapılması gibi detayları içerir.
Politika, Süreç ve Prosedür Farkı
Politika, bir konudaki genel yaklaşımı ve “ne yapılması gerektiğini” belirler.
Süreç, bu yaklaşımın “hangi adımlarla ve kimler arasında gerçekleşeceğini” tanımlar.
Prosedür ise her adımın “nasıl yapılacağını” detaylı şekilde açıklar.
Yani; Politikalar yönü verir, süreçler akışı belirler ve prosedürler ise uygulamayı tarif eder.
Kaynaklar
Oracle. (n.d.). Policy, process, procedure: What’s the difference? Oracle Customer Hub – Construction and Engineering playbook. https://www.oracle.com/customer-hub/construction-engineering/playbook/ar02-policy-process-or-procedure/