Doküman yaşam döngüsü; bir belgenin oluşturulmasından imhasına kadar geçen süreci ifade etmektedir. Bu süreç Şekil 1‘de görüleceği üzere; oluşturma, tanımlama, sınıflandırma, revizyon, onay, dağıtım, etkin kullanım, arşivleme ve imha aşamalarından meydana gelir.
Şekil 1: Doküman Yaşam Döngüsü
Kaynak: Yazar tarafından derlenmiştir.
Oluşturma
Belge yaşam döngüsünün ilk adımı, belgenin oluşturulması ya da dış kaynaklardan temin edilmesidir. Geleneksel yöntemlerle üretilmiş belgelerin dijital ortama aktarılması da bu aşamanın bir parçası olarak değerlendirilmektedir. Üretim sürecinde gerekli kontrollerin sağlanması ve kurumsal belge üretim politikalarının önceden tanımlanması, süreç sonunda elde edilen belgelerin hem içerik açısından nitelikli hem de erişilebilir olmasını sağlar (Aydın, 2023).
Tanımlama
Belge yaşam döngüsünde düzenleme ve tanımlama aşamaları, belgelere ihtiyaç duyulan her an hızlı ve doğru erişimin sağlanması açısından kritik bir rol oynar. Bu işlemlerin, kurumsal yapıya ve yürürlükteki yasal düzenlemelere uygun şekilde, önceden belirlenmiş bir plan doğrultusunda gerçekleştirilmesi gereklidir. Oluşturulan belgeye ait başlık, tarih, yazar ve versiyon gibi temel bilgiler bu aşamada tanımlanır (Aydın, 2023).
Sınıflandırma ve Güvenlik
Belgelerin sınıflandırılması, erişim ve güvenlik kontrollerinin temelini oluşturur. Bu aşamada belgeler içeriklerine, kullanım amaçlarına ve gizlilik derecelerine göre gruplandırılır. Böylece belgelerin yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilebilir olması sağlanır ve veri güvenliği riskleri en aza indirilir. Aynı zamanda uygun şekilde sınıflandırılan belgeler, arşivleme ve imha süreçlerinin de daha verimli yürütülmesini sağlamaktadır.
Revizyon
Zamanla değişen ihtiyaçlar, güncellenen mevzuat veya süreçteki gereklilikler doğrultusunda belgelerin gözden geçirilmesi gerekebilir. Revizyon aşamasında belge içeriği yeniden değerlendirilerek gerekli güncellemeler yapılır. Bu süreçte versiyon kontrolü uygulanarak önceki sürümlerin korunması ve değişikliklerin izlenebilirliği sağlanır.
Onay
Belge yaşam döngüsünde gözden geçirme ve onay süreci, bilginin güvenilirliği ve tutarlılığı açısından hayati bir aşamadır. Bu evrede, oluşturulan belgenin içeriği, belirlenen standartlar, kalite kriterleri ve yasal gereklilikler çerçevesinde detaylı biçimde değerlendirilir. Gözden geçirme işlemi, belge üzerindeki hata, eksiklik veya uygunsuzlukların tespit edilmesini ve giderilmesini amaçlarken; onay süreci, belgenin kurum içi veya dışı kullanıma uygunluğunu resmî olarak teyit eder. Bu kontrollerin gerçekleştirilmesi, belgeye dayalı süreçlerin doğruluğunu ve güvenilirliği desteklemektedir (Bitfarm-Archiv, t.y.).
Dağıtım
Belge yaşam döngüsünde dağıtım süreci, doğru belgelerin doğru zamanda ve doğru kişilere ulaştırılmasını sağlamaya yöneliktir. Bu aşama, kurumsal bilgi akışının düzenli ve etkili bir biçimde yürütülmesi açısından kritik bir rol oynar. Belgelerin stratejik biçimde paylaşılmaması, proje yönetiminde aksaklıklara, bilgi güvenliğinde risklere ve süreçte verimsizliklere yol açabilir. Etkin bir dağıtım süreci, gereksiz belge karmaşasını önlerken ekiplerin odaklanmasını ve süreçlerin amaca uygun ilerlemesini destekler (Fechter, 2025)
Etkin Kullanım
Belgelerin iş süreçlerinde etkin bir şekilde kullanılması, karar alma ve süreç faaliyetlerin doğruluğunu artırır. Belgeler depolanarak ilgililerin ihtiyaç duydukları bilgiye zamanında ve doğru şekilde erişebilmesi, belge sisteminin işlevsel olduğunun göstergesidir.
Arşivleme
Etkin kullanım süresi sona ermiş olsa da bazı belgelerin korunması, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi açısından önem arz etmektedir. Arşivleme aşamasında belgeler; bozulmadan saklanabilecekleri, erişim izni tanımlanmış güvenli ortamlarda, uzun vadeli standartlara uygun biçimde muhafaza edilmelidir.
İmha
Bu aşamada belgeler, belirli zaman kriterleri doğrultusunda gözden geçirilerek ayıklama ve imha süreçlerine tabi tutulur. Aynı zamanda kurumsal belge yönetiminin etkinliğini değerlendirmek amacıyla envanter çalışmaları gerçekleştirilir (Bayraktar, 2018).
Kaynaklar
Aydın, C. (2023). Dijital Dönüşüm Bağlamında Belgenin Yaşam Döngüsü Süreçlerinin Yönetiminde Yapay Zekâ Kullanımı. Bilgi Yönetimi, 6(1), 21-42. https://doi.org/10.33721/by.1268483
Bayraktar, A. (2018). Atatürk Üniversitesinde dosyalama işlemleri ve personelin farkındalığı (Yüksek lisans tezi, Atatürk Üniversitesi). Atatürk Üniversitesi Tez Merkezi.
Fechter, J. (2025). What is document lifecycle management? TechnicalWriterHQ. https://technicalwriterhq.com/documentation/document-lifecycle-management/
bitfarm-Archiv. (t.y.). Document lifecycle management. https://www.bitfarm-archiv.com/document-management/dlm.html