Bilgi varlığı, bilginin elde edilmesi, işlenmesi, paylaşılması, depolanması, korunması ve gerektiğinde imha edilmesi süreçlerinde kullanılan donanım, yazılım, veri, belge ve insan dâhil tüm unsurlar bilgi varlığı olarak ifade edilir (Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşlarının Bilgi Sistemleri ile Ödeme Hizmeti Sağlayıcılarının Ödeme Hizmetleri Alanındaki Veri Paylaşım Servislerine İlişkin Tebliğ, 2021).
Bilgi varlıkları, organizasyonların iş sürekliliğini sağlamada, karar alma süreçlerini desteklemede ve rekabet avantajı elde etmede önemli bir rol oynamaktadır.
Organizasyonların bilgi varlıklarının envanteri hazırlanırken öncelikle varlıklar kategorilere ayrılır ve gerekirse alt başlıklar oluşturulur. Ardından varlıkların, gizlilik düzeyi ve kuruma sağladığı önem açısından kritikleri değerlendirilir. Son olarak her varlık için sorumlu kişi, konum gibi temel özellikleri ve ilgili bilgiler de kayıt altına alınır (Uğuz, 2018).
Tablo 1: Bilgi Varlık Envanteri Örneği (Yazar tarafından oluşturulmuştur.).
| No | Varlık Tanımı | Edinim Tarihi | Garanti / Bakım Bilgisi | Lisans / Seri No | Konumu | Sahibi (Birim/Kişi) | Kullanıcısı | Güvenlik Sınıfı | Yedekleme Bilgisi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Dizüstü Bilgisayar | 15.03.2023 | 2 yıl garanti (2025’e kadar) | SN123456789 | Ankara Ofis – IT | Bilgi İşlem Md. | Ahmet Yılmaz | Gizli | Günlük, sunucuya yedekleniyor |
| 2 | Muhasebe Yazılımı | 01.01.2022 | Yıllık bakım sözleşmesi | LIC-2022-001 | Sunucu Odası | Mali İşler | Muhasebe Ekibi | Çok Gizli | Haftalık tam yedek |
| 3 | E-posta Sistemi | 20.09.2020 | Bulut hizmet sözleşmesi | MS365-TR-4455 | Bulut (Azure) | IT Departmanı | Tüm Personel | Hizmete Özel | Otomatik bulut yedekleme |
Kaynaklar
Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşlarının Bilgi Sistemleri ile Ödeme Hizmeti Sağlayıcılarının Ödeme Hizmetleri Alanındaki Veri Paylaşım Servislerine İlişkin Tebliğ. (2021). Resmî Gazete. https://mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=39081&MevzuatTur=9&MevzuatTertip=5
Uğuz, S. (2018). KURUMSAL BİLGİ GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİ YAZILIMLARI: ÖRNEK BİR YAZILIM GELİŞTİRİLMESİ. International Journal of Management Information Systems and Computer Science, 2(1), 1-11. https://izlik.org/JA34DG73XK