Denetçilerin denetim süreci boyunca elde ettiği denetim kanıtları ve yürüttüğü çalışmalara ait belgeler “çalışma kâğıtları” olarak adlandırılır (Gönen, 2016). Çalışma kâğıtları, ileride ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların çözümünde kanıt olarak kullanılabileceğinden, denetçi tarafından on yıl boyunca saklanmak zorundadır (Uzun, 2025). Ayrıca denetçi, yapılan denetimin doğruluğunu gösterebilmek için (örneğin; finansal tablolar) yaptığı incelemeleri ayrıntılı biçimde kaydederek dosyalamalıdır. Denetim sürecinde tespit edilen olası yönetim hatalarının belgelenmesi, risk düzeylerinin değerlendirilmesinde ve bu risklere yönelik denetim çalışmalarının sonuçlandırılmasında önemli bir kaynak niteliği taşır.
Çalışma kâğıtlarının hazırlanma aşaması genellikle denetim raporu tarihinden itibaren en geç 60 gün içinde tüm çalışma kâğıtlarının bir araya getirilerek nihai dosyanın oluşturulmasını kapsar (Kamu Gözetimi Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu, 2017). Ayrıca bu çalışma kâğıtları ticari sır niteliğinde olduğundan gizlilik esasına göre saklanmalıdır.
Çalışma kâğıtlarının başlıca sağladığı yararlar (Kamu Gözetimi Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu, 2017);
- Planlama: Denetim planının oluşturulmasına ve çalışmaların organize edilmesine yardımcı olmaktadır.
- Yönlendirme: Denetim ekibinin görev dağılımını ve yapılacak işlemleri netleştirmektedir.
- Sorumluluk: Denetçinin yaptığı sözlü açıklamaları, denetçinin çalışması ya da vardığı sonuçlar için tek başına yeterli dayanak olarak görülmemektedir. Çalışma kâğıtları hangi işlemi kimin yaptığı belirli olduğu için denetim ekip üyelerinin kendi çalışmalarından sorumlu olmasını sağlamaktadır.
- Kalite kontrol: Kalite kontrolü esnasında çalışma kâğıtları üzerinden inceleme yapılmasına olanak sağlar.
- Savunma: Gelecekte oluşabilecek hukuki durumlarda “işin mevzuata uygun yürütüldüğüne dair” kanıt olarak kullanılabilir.
- Dış teftişlerde delil: KGK, SPK gibi otoriteler için denetim şirketinin en önemli kanıtı niteliğindedir.
- Geleceğe yönelik önemli hususların kaydı: Sonraki yıllarda dikkat edilmesi gereken konulara karşı denetim ekibine veya sonraki denetçiye yol gösterebilir.
Söz konusu yararları itibariyle çalışma kâğıtlarının kim tarafından, hangi tarihte, hangi işletme için ve hangi işle ilgili hazırlandığı gibi detaylar mutlaka belirtilmelidir.
Çalışma kâğıtları temel olarak iki tür dosyaya ayrılmaktadır (Serim, 2022).;
Sürekli (Daimi) Dosya: Her yıl değişmeyen, sabit kalan bilgileri içeren, gelecek dönemlerde yapılacak denetim faaliyetlerinde yararlanılması hedeflenen çalışma kâğıtlarını içeren dosyadır. Örneğin; ticaret sicil kayıt belgeleri, yönetim kurulu kararları, imza sirküleri.
Cari (Yıllık) Dosya: Her yıl yeniden yapılan, değişen bilgileri içeren, mevcut denetim döneminde yararlanılacak çalışma kâğıtlarını barındıran dosyadır. Denetim planı, denetim programı, iç kontrol değerlendirme sonuçları, risk değerlendirmeleri.
Kaynaklar
Gönen, S. (2016). Bağımsız Denetimde Çalışma Kağıtlarının 230 No’lu Türkiye Denetim Standardı Açısından İncelenmesi. İnsan ve Toplum Bilimleri Araştırmaları Dergisi, 5(7), 1792-1808. https://doi.org/10.15869/itobiad.259185
Uzun, M. A. (2025). Denetim kanıtlarının saklanması. Denetci.org. https://denetci.org/denetim-kanitlarinin-saklanmasi/
Serim, S. (2022). KGK Denetim 5: Çalışma kâğıtları – denetim kanıtları. SerafettinSevim.net. https://serafettinsevim.net/wp-content/uploads/2022/02/KGK_Denetim_5-Calisma-Kagitlari-Denetim-Kanitlari.pdf
Kamu Gözetimi Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu. (2017). Bağımsız denetim standardı 230: Bağımsız denetimin belgelendirilmesi. Türkiye Denetim Standartları. https://kgk.gov.tr/Portalv2Uploads/files/Duyurular/v2/BDS/bdsyeni25.12.2017/BDS%20230-Site.pdf